Mintdoc est un logiciel de dématérialisation de documents qui permet de gérer tous types de documents (dématérialisation de factures clients, dématérialisation de factures fournisseurs, dématérialisation du bulletin de paie, dématérialisation du contrat de travail, etc). La solution Mintdoc permet aussi de gérer la diffusion de documents électroniques, la gestion du courrier, la gestion électronique des courriers. Mintdoc intègre des modules d’archivage électronique et de signature électronique de vos documents, le stockage s’effectue dans des datacenters de type tiers 3 situés en France.
- Solution indépendante des applicatifs métiers
- Offre SAAS
- Mise en œuvre rapide
- Données hébergées en France
Points forts de la solution
Mintdoc permet d’envoyer des documents, de manière automatique et sans changer votre façon de travailler car il s’installe sur le poste de l’utilisateur aussi simplement qu’un pilote d’impression (Fichier/Imprimer). il est donc indépendant des logiciels installés (ERP, facturation, gestion commerciale,…)
Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement (PDF/A) et crypté pour être envoyé au serveur Mintdoc. Selon son contenu, le document est transmis soit par email, soit publié sur le portail sécurisé Mintdoc, soit transmis au centre éditique pour être imprimé et remis en poste.
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L’imprimante virtuelle
C’est une imprimante virtuelle avec laquelle les documents, papier et électronique, cohabitent parfaitement.
Une simple action « Fichier -> Imprimer » depuis n’importe quel logiciel suffit pour exploiter les fonctions de Mintdoc. Une fois le document reçu, Mintdoc identifie le destinataire et applique le bon mode de transmission :- – envoi par email,
- – diffusion sur le portail,
- – envoi au centre éditique,
- – impression ou dématérialisation locale.
L’imprimante virtuelle Mintdoc a la possibilité d’ajouter des fonds de pages, d’extraire des données, d’ajouter des annexes et de signer numériquement le document (PDF/A).
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Le module éditique
Depuis Mintdoc, vous pouvez envoyer directement les documents à un centre éditique partenaire, ce dernier se chargera de la mise sous pli et de l’affranchissement. De plus, grâce à la fonction de formatage de l’adresse, il est possible de bénéficier de tarifs d’affranchissement plus avantageux.- – Gain de temps important
- – Pas de quantité minimum
- – Profitez des meilleurs tarifs d’affranchissement
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La signature de contrats en ligne
L’option « signature de contrats en ligne » de Mintdoc permet de signer des contrats commerciaux ou des contrats de travail. Lors de la génération du document, les adresses e-mail et les numéros de téléphones mobiles des signataires associés sont collectés. Chaque destinataire recevra un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme de signature. Après avoir consulté le document et accepté de le signer, le signataire recevra un SMS lui permettant de valider sa signature. Les preuves, intégrant un jeton d’horodatage, sont conservées 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation et permettront, à tout moment, de prouver l’identité et la date de signature. -
Le scanner virtuel
Au même titre que l’imprimante virtuelle, les documents peuvent être scannés à partir d’un copieur multifonction puis, ajoutés aux dossiers d’archivage dans le portail : facture fournisseur, PV de recette, BL signé, Bon de commande signé,… -
Le portail de visualisation et d’archivage
Le portail web de Mintdoc permet de rechercher, distribuer, enrichir, classer, gérer les documents stockés.
Les fonctions de classement sont paramétrables par société, site, date,…
L’ensemble des métadonnées extraites des documents permet de créer une arborescence dans le portail ainsi que les critères de recherche. Chaque utilisateur choisit sa propre organisation documentaire.
Les clients et les collaborateurs peuvent y accéder avec une gestion précise des droits d’accès. La gestion des droits Mintdoc permet de gérer l’accès aux documents archivés.- – Réponse simple à des demandes d’EDI
- – Accès simple et sécurisé
- – Pas d’investissement d’infrastructure
- – Personnalisable par profil d’utilisateur
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Le serveur mintdoc
Le serveur Mintdoc est hébergé en France dans un datacenter TIER III. Il reçoit les documents des imprimantes virtuelles pour s’occuper de la distribution (dématérialisation ou éditique), de la publication ou de l’archivage. La mise en œuvre du service Mintdoc ne nécessite donc pas d’investissement logiciel et infrastructure, ce qui permet de bénéficier immédiatement des dernières évolutions et d’une totale disponibilité. -
L’Envoi Recommandé Electronique Sécurisé
L’option ERES (Envoi Recommandé Electronique Sécurisé) de Mintdoc est la version électronique de la traditionnelle lettre recommandée avec Accusé Réception (LRAR), mais avec un gain pouvant aller jusqu’à 70% d’économie.
Dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat, alors que l’envoi d’un courrier en recommandé avec avis de réception est exigé pour constituer une preuve de l’envoi, il est possible d’effectuer cette formalité par voie électronique. Mintdoc vous offre la possibilité d’associer au courrier l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du destinataire. Un bon de dépôt est émis et horodaté à la réception du document par Mintdoc.
Un avis de mise à disposition est transmis au destinataire avec un lien lui permettant de le signer. Il reçoit alors un e-mail lui permettant de télécharger le(s) document(s) objet(s) du recommandé. -
L’envoi dématérialisé et portail web sécurisé
Mintdoc dématérialise les documents en captant les flux d’impression via une imprimante virtuelle. Les documents sont envoyés aux destinataires par la plateforme Mintdoc, en pièce jointe d’un email ou par l’intermédiaire d’un email avec un lien sur le portail web. Le message de l’email est personnalisé automatiquement, le document est signé numériquement (Code Civil, article 1316-1), les doubles sont archivés et le tableau de bord permettant ainsi de garantir une parfaite traçabilité des envois. -
Le connecteur Chorus Pro
Le connecteur Chorus Pro de Mintdoc est un module de l’imprimante virtuelle de Mintdoc. Il suffit simplement de lancer l’impression de vos factures vers l’imprimante virtuelle Mintdoc depuis l’applicatif de facturation. Cette dernière détecte automatiquement le critère défini pour orienter les factures à déposer sur le portail Chorus Pro et oriente le flux vers le workflow Chorus. Confrontées aux contraintes de l’annuaire des structures publiques, l’exactitude des données est garantie dès cette étape. Ces données seront une nouvelle fois contrôlées lors du dépôt sur le portail Chorus.
3 solutions complémentaires
- IRISPowerscan « capture ».
- IRISDocument « conversion et de compression ».
- IRISXtract « classification ».
IRISPowerscan
IRISPowerscan™ est une solution de capture de production évolutive, conçue pour convertir rapidement des documents papier en données numériques exploitables. Son puissant moteur de reconnaissance de texte, capable de prendre en charge plus 137 langues, est un outil idéal pour les entreprises multinationales traitant des documents dans plusieurs langues.
Outre des fonctionnalités conviviales, cette solution est dotée d’une architecture Multistream pour la numérisation et la capture électronique de n’importe quel type de documents. Créez des documents adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise grâce à des outils de création de documents polyvalents et à une multitude de formats de sortie.
IRISDocument
IRISDocument est une puissante solution de conversion et de compression de documents permettant d’accélérer la transformation des documents. Conçu pour assurer un traitement par lots permanent, IRISDocument s’exécute en arrière plan, tout comme une solution autonome sur serveur.
Utilisée avec IRISPowerscan, la solution IRISDocument vous apporte vitesse et performances et permet de convertir jusqu’à 60 000 documents par jour. Vous pouvez également utiliser IRISDocument en tant qu’application autonome ou l’intégrer à des systèmes existants de gestion de documents et d’enregistrements.
IRISXtract
Plate-forme de classification hautement intelligente, IRISXtract permet d’identifier les documents par type/catégorie afin d’attribuer le document et/ou le contenu aux divers processus de l’entreprise. Une fois les documents attribués, l’extraction automatique des données nécessaires aux processus correspondants est effectuée et les données recueillies sont ensuite transmises à une application d’entreprise telle que ERP, CRM, ECM, BPM, DBMS etc., en vue d’être traitées.
Il y a de multiples applications de la solution IRISXtract.
À titre d’exemple :
- collecte des factures entrantes,
- traitement de formulaires comptables ou financiers,
- autres classifications de courriers.
